Työelämässä muutos on jatkuvaa. Haasteiden ja muutoksen kohtaaminen sekä niihin sopeutuminen vaatii rohkeutta ja jatkuvaa yhdessä oppimista. Tässä blogissa kuvaamme konkreettiset askeleet, joiden turvin autat työyhteisöäsi navigoimaan sujuvasti oppimis- ja muutosprosessin läpi – alkaen tarpeen tunnistamisesta aina tulosten käytäntöön viemiseen. Jokainen vaihe prosessissa tukee yhteisön oppimista, osallistumista ja lopulta kestävää muutosta.
Tarve on havaittu – kokoa tiimi
Oletko havainnut työyhteisössäsi ongelman tai kehityskohdan, jonka ratkaiseminen vaatii jonkinlaista muutosta ja uuden oppimista? Ota asia puheeksi ja etsi henkilöt, jotka kokevat muutostarpeen merkitykselliseksi ja ovat valmiita sen edistämiseen. Kenellä on osaamista ja näkemystä asian ratkaisemiseksi? Kenellä on päätäntävaltaa ja resursseja käytössään? Kokoa näistä ihmisistä tiimi, joka on sitoutunut ja kykenevä toteuttamaan prosessin kanssasi.
Kirkasta yhteinen tavoite
Kirkastakaa, mikä on ydinasia, jota halutaan kehittää. Mikä on se perimmäinen muutos tai oppimistulos, jota prosessilla tavoitellaan? Kun tavoite on selkeä, määrittäkää mikä on jokaisen rooli ja vastuualue prosessin fasilitoimisessa sen toteuttamiseksi.
Muotoile prosessi
Seuraavaksi on aika syventyä hahmottelemaan prosessin vaiheita ja työyhteisön osallistamista. Jokainen muutos- ja oppimisprosessi on omanlaisensa, mutta tietyt vaiheet ja ydinasiat on hyvä pitää aina mielessä saadaan aikaiseksi kokonaisvaltainen ja aidosti vaikuttava prosessi:
- Miten ihmiset innostetaan osallistumaan?
- Miten osallistuminen tehdään kaikille mahdollisimman helpoksi ja saavutettavaksi?
- Kohdataanko kasvokkain vai verkossa?
- Miten osallistujat ohjataan virittäytymään työskentelyyn?
- Missä ja miten työskentely tapahtuu läpi prosessin? Käytetäänkö oppimisen tukena esimerkiksi Howspace verkkoalustaa?
- Miten tulokset vedetään yhteen
- Miten tulokset viedään käytäntöön?
- Miten kaikki nämä toimenpiteet rytmitetään ja aikataulutetaan?
Usein prosessin keskeinen vaihe on kohtaaminen tai niiden sarja, jossa ihmiset tuodaan yhteen esimerkiksi työpajan tai koulutuspäivän merkeissä. Huomio nämä:
- Mitä tilaisuuden lopputuloksena tavoitellaan?
- Millaista fasilitointia tarvitaan?
- Kuka sopii parhaiten fasilitaattorin rooliin? Millaisille tukirooleille on tarvetta?
- Millaiset menetelmät ja työskentelytavat vievät kohti tätä tavoitetta?
- Miten tuetaan dialogia ja pidetään ryhmä aktiivisena?
- Minkälainen tila tukee työskentelyä?
- Miten rakennetaan psykologisesti turvallista ilmapiiriä?
Innosta osallistumaan
Voit suunnitella vaikuttavan oppimisprosessin viimeisen päälle, mutta kaikkein kriittisin elementti onnistuneessa prosessissa ovat ihmiset – he, joiden tulisi osallistua ja antaa työpanoksensa yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Heidät tulee saada inspiroitumaan ja kokemaan yhteinen ponnistus merkitykselliseksi. Selkeä, kohdennettu ja innostava kutsu liittyä mukaan on tärkeä koko prosessin onnistumisen kannalta.
Ohjaa virittäytymään
Tehokas ja mielekäs yhteistyö starttaa virittäytymisestä, ns. check-in -vaiheesta, eli kytkeytymisestä prosessin tavoitteisiin ja muuhun ryhmään. Osallistujan näkökulmasta tämä on yleensä ensimmäinen kosketuspiste prosessiin, joten se tulee suunnitella huolella. Virittäytyminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen varsinaista kohtaamista. Sopivan tilan voi rakentaa verkkoalustalle, mutta jossain työyhteisössä paras vaihtoehto voi olla vaikkapa työpaikan kahvihuone.
Jos ryhmän jäsenet eivät entuudestaan tunne toisiaan, ohjatkaa heidät esittäytymään ja tutustumaan. Osallistujille on hyvä tarjota mahdollisuus odotusten jakamiseen ja kysymysten esittämiseen. Esiin saattaa nousta arvokkaita näkökulmia tai havaintoja tavoitteeseen ja prosessiin liittyen.
Fasilitoi kohtaaminen
Aiemmissa vaiheissa tehdyn pohjatyön ansiosta kohtaamisessa päästään itse asiaan kun osallistujat saapuvat paikalle. Suunnitelmassa on varattu sopivasti aikaa työskentelyyn virittäytymiselle, ajattelun avaamiselle, dialogille sekä tärkeimpien oppien ja tulosten kiteyttämiselle.
Fasilitaattori voi keskittyä ryhmän ohjaamiseen, oivalluttamiseen ja turvallisen tilan vaalimiseen. Muu järjestäjätiimi tukee fasilitaattoria käytännön asioissa, mm. tekniikan ja työvälineiden kanssa sekä työpajassa syntyneen materiaalin kokoamisessa. Yhteistyö on sujuvaa ja joustavaa, ja tiimi on valmis muuttamaan suunnitelmaa tarpeen vaatiessa.
Vedä yhteen ja suunnittele seuraavat askeleet
Työskentelyn päätteeksi järjestäjätiimi kokoontuu vetämään yhteen tähänastisen prosessin tuloksia. Käykää tarkoin läpi, mitä prosessin aikana on tapahtunut ja millaisia oppimistuloksia tai ratkaisuja se on saanut aikaan. Työskentelyn lomassa on voinut nousta esiin myös uusia tarpeita ja tavoitteita – myös sellaisia joita ei osattu odottaa. Millaisia käytännön toimenpiteitä kaiken tämän pohjalta tulisi muotoilla työyhteisössä? Tuloksista viestiminen ja jatkumon rakentaminen vaatii johtajuutta ja fasilitointia.
Reflektoi
Lopuksi järjestäjätiimi on syventyy reflektoimaan omaa oppimistaan ja onnistumistaan prosessin fasilitoinnissa. Ihan ensimmäisenä on hyvä peilata, onko prosessi palvellut tarkoitustaan. Onko tavoite saavutettu? Tämän lisäksi kannattaa pureutua osaamisen kehittämisen ja toiminnan jatkuvaan parantamiseen liittyviin kysymyksiin. Miten tiimi kokee onnistuneensa prosessin suunnittelussa ja fasilitoinnissa? Miten toimintaa voi parantaa seuraavalla kerralla? Mitkä ovat tärkeimpiä oppimiskokemuksia? Kaikki tämä on arvokasta tietoa tulevien prosessien fasilitoinnin kannalta. Kattavan oppaan reflektointiin ja Oppimisretron vetämiseen voit ladata täältä.
Hyvin muotoiltu oppimis- tai muutosprosessin tuottaa parhaimmillaan tulosta monella tasolla. Sen myötä työyhteisössä on rakennettu yhteistä ymmärrystä ja määritetty konkreettisia toimenpiteitä muutoksen toteuttamiseksi. Samalla jokainen yksilö on oivaltanut jotain, joka saa aikaan muutoksen hänen ajattelussaan lopulta myös hänen toiminnassaan.
Prosessin läpivieminen työyhteisössä on matka, joka vaatii kärsivällisyyttä, sitoutumista ja jatkuvaa dialogia. Avainasemassa ovat ihmiset, heidän osallistamisensa ja osallistumisensa ovat edellytyksenä prosessin onnistumiselle. Luokaa otollisia paikkoja yhdessä oppimiselle, soveltakaa oppimaanne ja rakentakaa tulevaisuuden työyhteisöä yhdessä!
Kirjoittanut Liisa-Maija Malinen ja Maija Kotamäki
Oppimisprosessin kaavan inspiraationa on toiminut kansainvälisen Art of Hosting -verkoston 8 Breaths of Process Architecture -malli. https://artofhosting.org/
Kaipaatko lisälukemista? Tsekkaa Mukamas blogista 5 vinkkiä miten luot vaikuttavan oppimisprosessin.