Me olemme kehittäneet ja rakentaneet erilaisia prosesseja jo reilun 10 vuoden ajan. Olemme suunnitelleet tilaisuuksia, työpajoja, etätapaamisia ja erilaisia ihmisten välisiä kohtaamisia, joissa vuorovaikutus on keskiössä. Jaamme tämän prosessikuvan teille rakkaat asiakkaamme, koska haluamme auttaa teitäkin kohti vaikuttavampia kohtaamisia!
Kuvan prosessi on sovellettu Art of Hosting prosessikaavion pohjalta vaikuttavaksi Oppimisprosessiksi. Muotoilimme tämän prosessin pohjalta mm. Vaikuttavan Digityöpajan sekä liudan organisaatiokohtaisia digivalmennuksia. Prosessi soveltuu pidempiin ja lyhyempiin kohtaamisiin. Kokeile ihmeessä seuraavan kerran, kun sinulla on tilaisuus suunnitella digitapaaminen.
Digifasilitointiprosessin suunnittelu
Kehitys-/ oppimisprosessi lähtee aina tarpeen havaitsemisesta: miksi on tärkeää koota joukkomme kasaan? Prosessin alussa tulee huolehtia merkityksen kirkastamisesta sekä siitä, että tapaamisen tavoitteet ja teema ovat selvät sekä prosessin omistajalle että osallistujille. Kenen on tärkeää osallistua prosessiin, ketä aihe koskee, kenen osaamista tarvitaan? Kutsu siis oikeat ihmiset paikalle, kerro jo kutsumisvaiheessa mitä heiltä odotat, mitä he osallistujana saavat ja millaista tekemistä heiltä odotetaan. Kutsussa on hyvä tulla esiin tilaisuuden luonne ja tarvittava valmistautuminen työskentelyyn. Tässä vaiheessa voi ohjata osallistujia jo yhteiselle alustalle orientoitumaan ja kertomaan odotuksiaan prosessista.
Turvallisen tilan luominen
Jo ennen kohtaamista on tärkeää testata tekniikan toimivuus. Tekniikan helppo käyttö ja varma toimivuus vaikuttaa turvallisen tilan kokemukseen osallistujien näkökulmasta. Tälle kannattaa varata tilaisuuden aluksi aikaa jopa 15-30 minuuttia!
Pidemmissä prosesseissa tai hyvin tiukan aikataulun työpajoille suosittelemme, että ensimmäinen tapaamiskerta olisi vain tekniikkaan tutustumista ja toimivuuden testausta (esim. puolen tunnin ikkuna, jolloin jokainen osallistuja voi käydä testaamassa tekniikan toimivuuden). Näin varmistetaan itse tilaisuudessa enemmän aikaa hyvälle ja tehokkaalle vuorovaikutukselle.
Luottamuksen, turvallisen ja avoimen ilmapiirin rakentamiseen kannattaa käyttää aikaa. Tekniikka ja sen testaus vievät aikaa, mutta toimiva tekniikka lisää luottamusta ja turvallisuuden tunnetta osallistujissa, mikä taas johtaa siihen, että jokainen rohkenee osallistua ja avata suunsa. Parhaimmillaan tekniikka on hyvän vuorovaikutuksen mahdollistaja ja tavoitteena tulisikin olla, että tekniikka olisi huomaamatonta, ei pääosassa.
Yhteiset säännöt virtuaalitapaamiselle
Yhteiset pelisäännöt on hyvä sopia heti tapaamisen aluksi. Hyvän dialogin säännöt pätevät myös verkossa (Lisää Annun blogissa: https://mukamas.fi/fasilitointi/kun-dialogi-muuttuu-digidialogiksi/) digitapaamisen ohjenuoriksi. Voitte myös luoda omat etävuorovaikutuksen säännöt ja periaatteet, joita hioa ja kehittää yhteisten kokeilujen kautta.
Check-in eli virittäytyminen teemaan
Etäpalavereissa ja yhteiskehittämiseen tai oppimiseen tähtäävissä verkkotilaisuuksissa Check-In – sisäänkirjautuminen nousee entistäkin tärkeämpään rooliin. Osallistujien on tärkeä päästä ääneen edes lyhyesti tapaamisen alkuvaiheessa, tämä nimittäin helpottaa suun avaamista myös myöhemmissä keskusteluissa.
Aiheeseen virittävä avaava kysymys saa osallistujien ajatukset käännettyä teemaan. Avoin kysymys toimii hyvin. Me esimerkiksi olemme käyttäneet Vaikuttava digityöpaja -koulutuksessamme lämmittelyyn kysymystä: Mitä on hyvä vuorovaikutus verkossa? Pariporinoiden toteuttamiseen olemme soveltaneet Zoomin Breakout roomsia. Keskustelujen tulokset visualisoidaan piirustellen fläpille tai kirjoitetaan chattiin.
Yhteiskehittelyvaihe
Kokoontumisen keskivaiheille muotoillaan fasilitointiprosessin sisältö menetelmineen. Tässä kohtaa prosessin suunnittelijan tulee pitää kirkkaana mielessä tapaamisen tavoite ja tarkoitus. Tässä ns. “vaikerointivaiheessa” kannatellaan kokonaisuutta, haetaan yhteistä ymmärrystä, moninäkemyksellisyyttä ja vertaisoppia osallistujien kesken. Me olemme käyttäneet yhteisten, vaikuttavien ryhmäkeskustelujen mahdollistajana esimerkiksi Learning Café – menetelmää, Zoom Breakout Rooms:ia hyödyntäen. Kokemuksemme mukaan tämä yhdistelmä on toiminut oikein mainiosti.
Työpajan kiteytys
Prosessi tiivistyy tulosten viemiseen käytäntöön, yhteisten askelmerkkien sopimiseen ja oppimisen reflektointiin. Tärkeitä kysymyksiä tähän vaiheeseen ovat: Mitä vien käytäntöön? Mitä opin? ja Mitä tapahtuu seuraavaksi?
Kohtaamisen loppumetreillä tulee olla selvillä mahdollisia polkuja, joita voidaan lähteä jatkamaan ja lisäksi määriteltynä miten niitä jatketaan.
Entä mitä muuta opimme yhteisenä aikana? Onko kohtaamisessa ehkä syntynyt jokin uusi tarve?
Paula Äijänen on mukamaksen innostava ja dynaaminen fasilitaattori-valmentaja, joka taitaa erilaiset ryhmämenetelmät suuremmillekin ryhmille. Hänen erityistaitojaan on ammattitaitoinen, monipuolinen ja ketterä digifasilitointi mm. Howspace-alustalla.
Liisa-Maija on fasilitaattori ja valmentaja, joka aikoinaan sukelsi fasilitoinnin maailmaan, koska tajusi että muutos lähtee ihmisistä ja että aidolla yhteistyöllä ja osallistavalla johtamisella voidaan saavuttaa suuria. Häntä kiinnostavia teemoja ovat yritysvastuun, muutoksen ja yrityskulttuurin kehittäminen osallistavalla otteella ja Lego Serious Play – menetelmä edistyksen mahdollistajana.
________________________________________________
Tule kokemaan fasilitointiprosessi kanssamme käytännössä ja oppimaan mitä prosessin suunnittelussa tulee ottaa huomioon!
Vaikuttava digityöpaja – Täsmäkoulutus:
27.5.2020, klo 9.00-10.30
10.6.2020, klo 9.00-10.30
Lue lisää ja ilmoittaudu mukaan täällä: https://mukamas.fi/tulevat-koulutukset/
Tule oppimaan lisää myös maksuttomiin webinaareihimme!
Työyhteisöt uuden äärellä – Mitä olemme oppineet?
12.5.2020 klo 09.00-10.00:
Liisa-Maija Malinen ja Paula Äijänen, Mukamas
& Mervi Ruonamo, 2M-IT
Ilmoittaudu mukaan täältä: https://mukamas.fi/tulevat-koulutukset/