On blogisarjan toisen osan aika ja tarkoitukseni oli kirjoittaa siitä, miten palvelumuotoilussa voidaan hyödyntää fasilitointitaitoja. Aiheesta tuli todella konkreettinen, kun sain vetää Mukamas-tiimille palvelumuotoilutyöpajan – digitaalisesti tottakai.
Jännitin työpajaa etukäteen, sillä halusin tarjota osallistujille mahdollisimman kokonaisvaltaisen ja antoisan kokemuksen. Voisin keskittyä tässä blogissa jakamaan teknisiä ratkaisuja sekä hyväksi tai ei niin hyväksi osoittautuneita digifasilitointimenetelmiä. Näiden sijaan tahdon kuitenkin avata itse ajatus- ja valmistautumisprosessia.
5 tärkeintä steppiä, kun PaMu-työpaja siirtyy livestä digiin
1. Uudelleen suunnittele
Niin kuin elämässä yleensäkin, asioita voi suunnitella, mutta ikinä ei tiedä, miten ne lopulta toteutuvat tai menevät. Olin tehnyt suunnittelutyötä sillä ajatuksella, että vedän PaMu-pajan työtiloissamme Learning Hubilla, tunnelmallisessa Metsä -tilassa. Moni pieni yksityiskohta, mitä olin miettinyt, ei olisi mahdollinen etäyhteyden kautta. Oli tulossa pientä ekstraa, kuten eteerisiä öljyjä, meditaatiopiiriä ja tutummin aivoriihi- eli brainstorming -menetelmän sijaan brain walkingia tilassa kävellen.
Uudelleensuunnittelu vaatii aikaa ja ajatustyötä. Se vaatii päästämään irti ja avautumaan uusille mahdollisuuksille. Se, että asiat tehdään eri tavalla, vaatii vaihtuvalla reseptillä yleensä seuraavia ainesosia: muutoksen sietämistä, joustavuutta, pitkää pinnaa ja huumoria.
2. Ole luova
Asioiden ajattelu uusiksi kaipaa kaveriksi luovuutta, sillä luovuushan on itse asiassa kykyä tuottaa uutta. On hyvä olla utelias ja kysyä: miten voisin tehdä työpajasta edelleen innostavan ja antoisan digimenetelmiä hyödyntäen. Uskon, että luovuus on mukana jokaisessa suunnittelusprosessissa, jopa silloin, kun tuntuu, ettei mikään liiku. Silloinkin luovuus etsii pientä tyhjää tilaa tai rakoa luovia mukaan tuomaan uutta näkökulmaa.
Luovuus on kuin kaveri, jonka kanssa ei koskaan tule tylsää. Juuri kun vähiten odotat, hän keksii jotain ja houkuttelee sinut mukaansa. Luovuus vaatii sulattelua ja vapautta vai mitä sanot – kuinka usein paras idea ei synny ideapalaverissa vaan esimerkiksi suihkussa tai metsäkävelyllä.
3. Ole kunnianhimoinen
Vaikka joutuisit suunnittelemaan jonkun asian uudestaan, älä tingi lopputuloksesta. Kun prosessille täytyy antaa uudelleensuunnittelun kautta lisää aikaa, usein päästään jopa entistä parempaan kokonaisuuteen. Anna siis muutoksen olla mahdollisuus.
Älä anna tekniikan tai uusien sovellusten lannistaa intoasi, vaan ota haaste uuden oppimisesta vastaan hymy huulilla. PaMu-pajailussa yleisesti käytetyt post it -laput löytyvät esimerkiksi Googlen mainiosta Jamboard- työkalusta. Opettele yksi uusi asia kerrallaan ja testaa sitä käytännössä. Jokainen elämän tilanne on oppimistilanne ja avoin asennoituminen auttaa aina. Ole paras versio itsestäsi, tänäänkin!
4. Valmistaudu hyvin
Mitä mieltä olet puhkikuluneesta sanonnasta ”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”? Itseäni se joskus ärsyttää, sillä olen toisinaan hyvin spontaanien tekojen nainen. Toisaalta on myönnettävä, että suunnittelullakin on paikkansa. Tämä työpajaprosessi näytti hyvin, kuinka huolellinen valmistautuminen palkitaan.
Kirkasta työpajan tavoite ja tarkoitus. Valitse sopivat digitaalista oppimista sekä vuorovaikutusta tukevat työkalut ja menetelmät. Mieti selkeät ohjeet ja pelisäännöt, tarkenna ne tarvittaessa ryhmän kanssa. Tee selkeät ja havainnolliset, mielellään visuaaliset pohjat työpajan tueksi. Aikatauluta viisaasti ja realistisesti. Taukojen merkitys korostuu entisestään, kun osallistutaan etänä. Arvosta osallistujien aikaa.
5. Nauti prosessista
Kun ensimmäiset neljä steppiä on otettu, viidennessä vaiheessa voidaankin vain nauttia prosessista. Silloin palvelumuotoilijan koko fokus saa levätä läsnäolevassa, dialogisessa vuorovaikutuksessa. Silloin voidaan puhua fasilitoinnista. Kun minulla on rauha omassa itsessäni, se leviää koko porukkaan. Laitetaan vielä sormet ristiin, että tekniikka toimii täydellisesti. Rauhaa lisää entisestään back up -plan. Mitä teen, jos jotain tapahtuu? On myös hyvä muistaa, että maailma ei kaadu, jos digialusta kaatuu. Annetaan asioiden pysyä asioina ja todellisessa mittakaavassaan. Noustaan takaisin pystyyn ja nauretaan yhdessä.
Jenni Rantanen on muotoilija, palvelumuotoilun opiskelija ja Mukamas-harjoittelija. Tämä on Jennin kirjoittaman blogisarjan toinen osa.