Joskus arjessa tulee eteen tilanteita, jossa tekisi hyvää valjastaa iso joukko ihmisiä ajattelemaan yhdessä. kyseessä voi olla oman organisaation kehityspäivät, ideoiden luomista uuteen projektiin tai vaikka jo olemassa olevien asioiden uudelleenmuotouttamista. Isomman joukon yhteisajattelu voi helposti muuttua kaaoksenomaiseksi torikokoukseksi jos tilannetta ei fasilitoida harkiten.
Isompien ryhmien ajatteluhetkiin toimiva metodi on Open Space -menetelmä. Siinä menetelmän ytimenä on, että käsiteltäviä aiheita ei ole määritelty ennalta vaan ne luodaan ja asetellaan uomiinsa päivän aikana heränneistä ajatuksista – suoraan osallistujilta itseltään. Näin vältetään ennakkoon mietityt, ehkä jopa liikaa ajattelua ohjaavat valmiit aiheet.
Parhaimmillaan Open Space mahdollistaa runsaiden uusien ideoiden syntymisen ja asioiden kehittämisen innostavalla tavalla yllättävän isossakin ryhmässä, osallistaen ja sitouttaen ihmisiä mukaan.
Open Spacessa tilaisuuden järjestäjä luo tietenkin raamit ja viitekehyksen teeman ympärille. Päivän aikana ennen menetelmän käyttöä voi ohjelmassa olla pientä lämmittelyä, ajattelun herättelyä ja aiheeseen tutustumista. Näiden heränneiden ajatusten pohjalta, aletaan osallistujilta keräämään heidän itse luomiaan kysymyksiä. Menetelmä mahdollistaa erilaisten roolien ottamisen toiminnan aikana – voit toimia koollekutsujana oman kysymyksesi myötä, ehkä voit liihoitella ympäriinsä kuin perhonen kuunnellen ja pohtien asiaa itseksesi tai pöristellä mehiläisenä ristipölyttäen eri ryhmien välillä, tietoa ja ajatuksia jakaen.
Open Space-menetelmää hyödynnettiin CoCampuksen (Yritystehdas) ”Työelämä muuttuu – ravistetaan pedagogiikkaa”-päivässä. Osallistujat pääsivät pohtimaan sekä oman työn tarpeita, että yhteistyömahdollisuuksia CoCampuksen kanssa.
Alkuun voi tuntua hieman hämmentävältä ajatukselta, että kysymyksiä ei ole aseteltu valmiiksi. Kuinka me sitten voimme saada ratkaisut juuri näihin haluamiimme asioihin? Viitekehyksen tulee olla hyvin asetettu, mutta entä jos osallistujien mielessä onkin – vaikka jonkun toiminnan kehittämiseksi – jotain aivan muita asioita kuin järjestäjällä? Kun kysymysten asettelu lähtee osallistujilta itseltään, tarjoaa tämä järjestäjälle mahdollisuuden kuulla hiljaista tietoa, asioita joita ei olisi ehkä tullut mieleenkään alunperin. Menetelmä myös sitouttaa loistavasti toimintaan – minä ja tarpeeni tulemme kuulluksi ja pääsemme itse vaikuttamaan ja tuomaan ideoita esiin. Open Space toimii hyvin ihmisten kesken, jotka ovat innostuneita asioiden kehittämisestä.
Innostunut keskustelu voi joskus viedä mukanaan ja tässä kohtaa tärkeäksi muodostuu tarkka aikataulutus. Hyvä fasilitaattori pitää huolen, että osallistujat kuulevat aikamerkit selvästi. Antoisat keskustelut ovat myös turhia, jos niistä ei jää mitään mieleen osallistuneille. On hyvä tapa pyytää tiivistämään keskustelut TOP3 ajatuksiin ja tuottaa näistä lyhyt visuaalinen kooste. Visuaalisuus auttaa useita muistamaan asioita paremmin ja tehostaa oppimista. Näiden koosteiden perusteella asioita voidaan myös jalostaa jälkikäteen eteenpäin.
Mitä ajatuksia kirjoitus ja Open Space osallistamisen menetelmänä sinulle herätti? Onko organisaatiossasi tulossa tai jo menossa kehittämisprosessi, jossa voisimme olla avuksi? Lue lisää
Annu Karkama on fasilitaattori ja valmentaja sekä toimii Mukamaksen valmennuskoordinaattorina. Hänen erikoisalaansa ovat tiimioppiminen, yhteisöllinen oppiminen ja suurena mielenkiinnon kohteena myös johtajuuden teemat. Annu on ollut mukana tuottamassa monia oppimis- ja innovaatiotapahtumia. Hyvä dialogi ja näkökulmia avartava keskustelu ovat parasta bensaa Annun moottoriin.