Mukamas somessa
Uusimmat blogijutut
 

Psykologisesti turvallisen ilmapiirin muotoilu on olennainen osa digityöpajan onnistumista

Psykologisesti turvallisen ilmapiirin muotoilu on olennainen osa digityöpajan onnistumista

Psykologisesti turvallisen työskentely-ympäristön tai ‘tilan’ luominen ja varjeleminen on yksi tärkeimmistä  fasilitaattorin tehtävistä. Avoimen ja luottamuksellisen dialogin syntyminen vaatii ilmapiirin, jossa osallistujilla on turvallista olla oma itsensä, omien ajatustensa kanssa. 

Aihe on ollut myös koulutuksissamme esillä, johdattanut kiinnostaviin keskusteluihin ja tuntunut digifasilitoinnin oppijoista tärkeältä. Entisenlaisen vuorovaikutuksen puuttuessa fasilitaattorin, opettajan tai esimiehen on hankala tulkita vallitsevaa tunnelmaa, mikä vaikuttaa osallistujien ja myös vetäjän omaan turvallisuudentunteeseen.

Ilmapiirin johtamiseen etänä voi vaikuttaa monella tapaa ja se ei ole edes kovin vaikeaa. Tässä kirjoituksessa käyn läpi muutaman askeleen, jotka ottamalla muotoilet työpajasi tai oppimistilanteesi ilmapiirin psykologisesti turvallisemmaksi. 

 

Helppo ja toimiva teknologia tuo psykologista turvallisuutta ja rentoutta tilaisuuteen

 

Yksi eniten epävarmuutta aiheuttavista elementeistä on teknologia. Kasvokkaiseen työpajaan tullessa osallistujan tärkein anti ja odotus on ottaa osaa keskusteluun. Siihen riittää paikalle saapuminen, aito läsnäolo ja halu osallistua. Verkossa tämä ei yksinään riitä ja osallistujat joutuvat pahimmassa tapauksessa ison joukon edessä todentamaan teknologisen osaamisensa tai sen puutteet. Varmista, että tarjoat osallistujille aikaa ennen työpajaa testata laitteiden toimivuus ja tarvittaessa tutustua ohjeisiin. Muistuta myös, että teknologia temppuilee aina välillä meillä kaikilla eikä siitä kannata huolestua, selvitämme ongelmat yhdessä. 

Ennen työpajan alkua tehtävän yhteisen teknisen tsekin lisäksi prosesseihimme kuuluu olennaisena osana asyknronisesti tehty virittäytyminen tai orientaatio Howspace -alustalla. Ennakkotehtävä antaa osallistujille mahdollisuuden etsiytyä alustalle omassa tahdissaan ja tutustua työskentelyalustan ominaisuuksiin.

 

Oletko koskaan miettinyt millainen vaikutus epäkiinnostuneilla osallistujilla on työpajan psykologiseen turvallisuuteen? 

 

Monissa työpaikoissa päivät täyttyvät etäpalavereista, niin ettei omalle ajattelulle jää juurikaan aikaa. Ajatteluaika on harvojen luksusta, kun tehtävälistat ovat kilometrin pitkiä ja kasvavat vain, kun päivät kuluvat kaikenmaailman palavereissa. 

Millä perusteella teillä ihmisiä kutsutaan palavereihin? Onko tärkein kriteeri osallistujien määrä vai laatu? Yksi asia työyhteisön käytöstapojen kärjessä on mielestäni se että kunnioitetaan toistemme aikaa; kutsutaan paikalle vain ne ihmiset, joilla on omistajuutta aiheeseen. Varmistetaan tuloksista tiedotus muille toisella tapaa. Näin paikalla ovat vain ihmiset, joita aihe ja työskentely todella motivoivat ja pois jäävät ns. mustan ruudun takana roikkuvat, jotka tuskin keskittyvät aiheeseen. Fasilitaattorin on helpompi ohjata pienemmän ja omistautuneen ryhmän keskustelua ja työskentely on tehokasta. 

 

Innostaako sähköpostiin napsahtanut Teams linkki? 

 

Psykologisen turvalisuuden, kokemuksen ja ilmapiirin muotoilu alkaa jo kutsusta. Miten innostamme paikalle ne ihmiset, jotka todella haluamme ja joiden osallistuminen on lopputuloksen kannalta tärkeää? Miten taklaamme esteet osallistumiselle? 

Pelkkä Teams kalenterista lähetetty palaverilinkki ei tee ketään lämpimäksi eikä erotu joukosta. Jos sinulle on tärkeää, että tilaisuuteesi tullaan innostuneina tai ylipäätään tullaan, niin kuvaile mitä kohtaamisella tavoitellaan ja miksi. Miksi on tärkeää, että juuri hän tulee paikalle. Kerro myös etukäteen tilaisuuden luonne, käytettävän tekniikan ohjeistukset ja mahdolliset ennakkotehtävät, jotta osallistujat voivat valmistautua ja virittäytyä työskentelyyn etukäteen. 

 

Onko verkossa ok olla epäkohtelias? Muuntaako digityöskentely osallistujat ihmisistä tunteettomiksi roboteiksi?

 

Digivuorovaikutus koetaan hyvin erilaisena kasvokkaiseen vuorovaikutukseen verrattuna vaikka molemmissa kohtaamme ihmisiä ihmisinä. Mikseivät siis samat asiat toimisi verkossa ja kasvokkain? Kasvokkaisissa kohtaamisissa on usein jo ovella joku ottamassa paikalle tulijat vastaan hymyillen, silmiin katsoen ja kätellen. Entäs verkossa? Olen osallistunut liian moniin tilaisuuksiin, joihin tulen tuijottamaan staattista ruutua, kunnes tilaisuus alkaa. Näissä tilaisuuksissa huomaan olevani mukana henkisesti vain osittain ja pidän myös itse mieluummin kamerani kiinni, koska en koe olevani erityisen tärkeä osa tilaisuuden onnistumisen kannalta (ainakaan järjestäjän mielestä). Tästä lähtökohdasta on hyvin haastavaa aloittaa avoimen ja turvallisen ilmapiirin rakentaminen. Ja vielä lisäksi, haluatko sinä jättää tällaisen muistijäljen tilaisuudestasi verkostollesi, sidosryhmäsi jäsenille, asiakkaillesi tai potentiaalisille asiakkaillesi? 

 

 

Fasilitaattorin tehtävä on varjella turvallista tilaa lempeästi, mutta lujasti.

 

Psykologisesti turvallisen tilan ja ilmapiirin syntymistä vahvistaa yhteisesti läpikäydyt ja sovitut säännöt työskentelytavoista ja eri tavoista osallistua keskusteluun. Fasilitaattorin tehtävä on varmistaa, että säännöistä pidetään kiinni ja keskustelu pysyy asiassa ja aisoissa. Pekka Freese kirjoittaa psykologisesta turvallisuudesta ja fasilitaattorin tehtävästä sen varjelijana seuraavasti  ”Taidokas hosti uskaltaa harjoittaa hänelle annettua voimaa ja ohjaa tilannetta lempeän lujalla auktoriteetilla, muuten hän pettää häneltä odotetun vastuun pitää kohtaaminen aiheessaan.”

 

Näytä että olet läsnä

 

Ilmapiirin fasilitointi verkon välityksellä vaatii enemmän heittäytymistä, ilmeikkyyttä ja eleitä fasilitaattorilta, jotta se saavuttaa osallistujat. Näytä siis selvästi, että kuuntelet katsomalla kameraan, nyökkäilemällä, näyttämällä peukkua, hymyilemällä ja nauramalla näkyvästi. Käytä menetelmiä, jotka mahdollistavat saman osallistujille.

 

Psykologiseti turvallinen ilmapiiri on meidän kaikkien vastuulla – mitä tulee tilaan, kun sinä tulet tilaan? 

 

Psykologisesti turvallisen ilmapiirin luominen ei ole vain fasilitaattorin vastuulla. Osallistujana myös sinulla on vastuusi tilaisuuden onnistumisesta. Tutkiskele itseäsi: minkälainen fiilis sinulla on  tilaisuuteen saapuessasi? Oletko valmistautunut toivotulla tavalla? Onko sinulla ehkä joku ennakkoasenne aihetta tai muita osallistujia kohtaan? Tiedosta näiden asioiden vaikutus omaan oppimis-/osallistumis asenteeseesi ja myös koko muun porukaan tunnelmaan. Aseta sanasi ja toimi niin, ettei sinun asenteesi tai tunnelmasi vaikuta tilaisuuden ilmapiiriin negatiivisesti. 

Lisäksi, ole ystävällinen ja näytä itsesi ja läsnäolosi, eli laita kamera päälle, jos fasilitaattori sitä toivoo. Useimmiten kamerat päällä työskentely on suunniteltua ja sillä on todellinen merkitys työpajan ilmapiirin ja lopputuloksen kannalta.

 

Liisa-Maija on oppimisen fasilitaattori, valmentaja ja ilmapiirin muotoilija, joka kannustaa sinua olemaan ihminen ihmiselle tekniikasta huolimatta. <3

 

Lue myös Liisa-Maijan ja Paulan blogi Merkityksellisyyttä verkkokohtaamisiin tästä!