Mukamas somessa
Uusimmat blogijutut
 

Merkityksellisyyttä verkkokohtaamisiin

Merkityksellisyyttä verkkokohtaamisiin

Poikkeustilanne alkaa asettua uuden normaalin uomaansa. ”Survival” -moodista on päästy ja etätyöskentely on useissa organisaatioissa tullut jäädäkseen. 

Ihmiset ovat heränneet digityön positiivisiin puoliin kuten tehokkuuteen sekä ajan ja ympäristön säästämiseen. Ja onhan ne verkkokohtaamiset ihan mukaviakin, ainakin meillä. 

Kuitenkin jonkin asteista digiähkyä on havaittavissa ja siitä paljon puhutaan. Kokouksia järjestetään peräjälkeen, niin ettei välissä ehdi edes hengähtää. Miksi niitä onkin niin paljon ja osa niistä tuntuu jopa aika turhilta. Tähän tekstiin kokosimme esimerkkejä erilaisista verkkokohtaamisista parempien palaverikäytäntöjen kehittämisen avuksi. 

 

Määrittele ensin mitä verkkokohtaamisella halutaan saavuttaa

 

Mikä on kohtaamisen tavoite on the question! Kuinka usein olet istunut tapaamisessa, etkä tiedä miksi olet siellä? Tai mitä sillä kohtaamisella oikein tavoitellaan? Usein unohdamme jo suunnitteluvaiheessa, miten ja miksi olemme tapahtumaa tai tapaamista järjestämässä. Tavoite ei ole kirkkaana mielessä, tai sitä ei oikeastaan ole ehditty miettiä loppuun asti.

Listasimme erilaiset verkkokohtaamiset karkeasti neljään kategoriaan: kehittäminen, tiedotus, oppimishetket ja lyhyet kohtaamiset. Jo suunnitteluvaiheessa on tärkeää miettiä millaisen kohtaamisen haluamme järjestää ja mitä osallistujilta odotamme. Tavoitteella ja sillä mitä tapaamisella halutaan saavuttaa määritellään kohtaamisen luonne. 

Heti seuraavaksi tavoitteen kirkastamisen jälkeen mieti kenen on tärkeää olla paikalla? Älä kutsu paikalle ihmisiä “Ois hänenkin hyvä tästä tietää”- periaatteella, heille voit tiedottaa kohtaamisen tuloksista sitten jälkeenpäin. Sen sijaan, kutsu paikalle ihmiset, joiden mielipiteellä asiaan on merkitystä, joiden panosta tarvitaan asian edistämiseen tai joilla on mandaatti tehdä asian suhteen päätöksiä, mikäli se on etenemisen kannalta tarpeen.

 

Verkkokohtaamisen tavoite määrittelee sen muodon

 

Vastaa näihin kysymyksiin ennen kohtaamisen kalenteriin laittoa:

  1. Kuinka pitkä aika asian kunnolliseen käsittelyyn tarvitaan? Ja nyt unohdat sen tehokkuusajattelun ja keskityt laatuun! 
  2. Keiden on tärkeää olla paikalla? Miten varmistan, että he tulevat paikalle ja ovat motivoituneita? Käytä aikaa kutsun suunnitteluun.
  3. Kuinka voin valmistella asian niin, ettei aikaa kulu ihmettelyyn? Kommunikoi kohtaamisen tavoite ja tarkoitus selvästi etukäteen. Auta orientoitumaan kohtaamiseen ennakkoon.
  4. Minkälainen kohtaamisen muoto auttaa meitä pääsemään tavoitteeseen? Miten meidän täytyy työskennellä, jotta pääsemme tavoitteeseen? Työskentelytapa määrittää myös kohtaamiseen tarvittavaa aikaa. 

 

merkitykselliset verkkokohtaamiset

 

4 esimerkkiä erilaisista verkkokohtaamisista

 

Kehittäminen

Tavoite: Kehitetään/tuotetaan jotain uutta

Kohtaamiset: Työpajat, erilaiset dialogihetket (esim. projektin reflektointi)

Kesto: 1-4h tai esim. 2h+2h

Valitse tämä, jos haluat kehittää jotain yhdessä. Haluatte tehdä tai viedä jotain eteenpäin osallistavasti. Tämä vie luultavasti enemmän aikaa ja voi vaatia kehittämiskohteesta riippuen enemmän kuin yhden kohtaamisen. Dialogihetken tavoitteena voi esimerkiksi olla toisilta oppiminen ja siitä jatko ideoiden jalostaminen.

 

Oppimishetket

Tavoite: Opitaan yhdessä/kehitetään omaa osaamista

Kohtaamiset: Webinaarit, verkoston kohtaamiset, koulutukset 

Kesto: 1-3h

Valitse tämä, jos haluat oppia laajemman porukan kanssa tai jakaa osaamista isommalle porukalle. Oppimishetkessä on tavallisesti alustus puhujalta, esiintyjältä tai kouluttajalta, joka herättää ajatuksia ja antaa ajatussyöttöjä osallistujille. Osallistavassa oppimishetkessä osallistujat pääsevät jakamaan omia kokemuksiaan ja pohdintojaan muiden osallistujien kanssa. Parhaimmillaan oppimishetki on verkosto-oppimista, jossa ihmiset eri organisaatioista tai taustoista käyvät dialogia ja oppivat yhdessä, toisiltaan. Fasilitoiduissa oppimishetkissä voi yhdistää myös kehittämisen tavoitteita ja toimintatapoja, jolloin kaksi tavoitetta yhdistyy: kehitetään yhdessä oppimalla.

 

Lyhyet kohtaamiset

Tavoite: Kevyt tiedonjako/kuulumisten vaihto

Kohtaamiset: Viikkopalaverit, yhteiset (digi)kahvihetket

Kesto: 15 min -1,5h

Valitse tämä, kun asia on kevyempää esim. keskustelua tärkeistä päivämääristä, projektin tilanteesta tai muista juoksevista asioista. Kahvihetket voivat olla oivallusten vaihtamista, yleisten kuulumisten kertomista tai kevyempien työasioiden jakamista.

 

Tiedotus

Tavoite: Tiedon jakaminen osallistujille

Kohtaamiset: Tilannekatsaus, tiedotustilaisuus

Kesto: 30 min – 1,5h

Valitse tämä, jos tavoitteena on jakaa faktoja ja tietoa niin, että tietoa ei lähdetä yhdessä kehittämään. Tilaisuus voi olla esim. yrityksen korona-ajan toimintatavat. Toimintatapoja on voitu kehittää aiemmin yhdessä, jossain muussa kohtaamisessa ja sitten tulokset jaetaan isommalle porukalle yhdellä kerralla. Tilaisuudessa voi olla kysymysten esittämis- mahdollisuus, mutta asiaa ei varsinaisesti lähdetä enää yhdessä avaamaan ja kehittämään.

Ja muista: kunnollinen suunnittelu on osallistujien ajan ja ammattitaidon kunnioittamista. Älä varaa kollegoiden kalentereita täyteen tapaamisia – etenkään  ilman yllämainittujen asioiden huomioon ottamista.

 

Kurkista myös Paulan ja Liisa-Maijan edellinen blogi: Vaikuttava digifasilitointiprosessi – Mitä matkalla tapahtuu?